¡Que bueno que viniste!

Estamos en una época de evolución constante de nuestros paradigmas. El mundo está en ebullición.

EE. UU. cambia, Europa también, las empresas han de reinventarse porque el mercado se acelera, y las personas seguimos queriendo más. Los grandes gurús nos lo venden como desarrollo y constantemente se oyen reflexiones y pronósticos sobre lo que está ocurriendo y cómo va a terminar. La inquietud nos gana terreno, y en esta dinámica aparece la tecnología de IA, que debería aportarnos tranquilidad, pero paradójicamente aún genera mayor preocupación.

Se me ocurre la comparación de nuestro mundo con un río o lago en el que, cuando hay poca o ninguna contaminación, la vida fluye y los seres vivos abundan y se desarrollan con gran actividad. Ello conlleva la evolución de la especie y del medio, y todos colaboran para que esta aceleración creciente no perjudique el entorno. Sin embargo, llega un momento en que el río o lago ya no puede asumir el desarrollo, no lo puede digerir adecuadamente por sí mismo, y se entra en un proceso de contaminación. El medio se llena de virus y bacterias, y la actividad se vuelve cada vez más difícil.

¿Estamos contaminando nuestro mundo con la globalización y una ambición excesiva? ¿Es necesario evolucionar la tecnología sin parar? ¿No sería mejor una maduración de la innovación y un mayor equilibrio?

Hasta hace pocas décadas, un negocio consolidado disfrutaba de estabilidad de mercados y clientes durante largos periodos. En el mundo económico actual, las empresas se plantean continuamente nuevas estrategias y planes de futuro, bien por necesidad para seguir compitiendo, o bien por una ambición que, en algunos casos, parece más un concurso de vanidad.

En cualquier caso, el mercado es imparable y normalmente se regula de forma automática. En este contexto, para corregir ese desajuste, nace la IA.

La carrera evolutiva de la IA en comunicación y tecnología es impresionante. Cada semana surgen novedades de OpenAI, DeepSeek, Meta, Google, y ahora la nueva IA china Manus. EE. UU. quiere liderarlo todo, y da la impresión de que China, por ahora, solo enseña la punta del iceberg de su desarrollo.

Centrémonos en el entorno de la empresa y de sus procesos y organización interna. La falta de maduración de esta nueva tecnología se refleja en estadísticas que demuestran la escasa aceptación, utilización e incluso el miedo que todavía genera la IA en las empresas.

¿Qué se puede hacer para revertir esta situación? ¿Cómo conseguir que la IA sea vista con buenos ojos por parte de las empresas y que todos la acojan como una herramienta a su favor?

La IA no es un nuevo software que simplemente pueda aportar mayor eficacia y rapidez en los procesos. Estamos ante un fenómeno que, como ocurrió con Internet y el teléfono móvil, va a cambiar la vida y las formas de hacer, actuar y organizarse en las empresas. Y para ello hay que prepararse bien.

Por tanto, la respuesta a las preguntas planteadas no es fácil y pasa por una buena gestión del cambio. Hay que explicar bien el impacto positivo de la IA en todos los procesos, concretar el beneficio para las personas y generar la confianza necesaria para demostrar que es una herramienta que aporta tranquilidad y eficacia.

A continuación, se enuncia el procedimiento propuesto para esta gestión del cambio. En próximos capítulos de esta serie de artículos sobre la IA en la empresa, se analizará con mayor profundidad cada uno de los aspectos que ahora se resumen en los siguientes puntos:

1. Cada empresa tiene sus procesos, perfiles de personas y funcionalidades específicas. Asimismo, cuenta con su sistema de procesamiento de datos (ERP) y software adicional, sea de IA o no. Es necesario, por tanto, realizar un análisis detallado de la situación actual. Es importante hablar con cada persona, conocer sus funciones, habilidades, experiencia y conocimientos. Esto debe hacerse por cada departamento y línea de negocio.
2. Definir las aplicaciones de IA adecuadas en todos los departamentos y procesos, dependiendo de si ya se han incorporado en algún caso, o si todavía no se utiliza ninguna.
3. Con el mapa de software ya determinado y partiendo del conocimiento profundo de la empresa y sus necesidades, el siguiente paso es rediseñar procesos y funcionalidades por líneas de negocio y departamentos, en función de los recursos y personas disponibles.
4. A continuación, hay que diseñar un plan de implementación adecuado de las aplicaciones de IA y de las nuevas funcionalidades. Es necesario un buen proceso de asimilación, ya que en muchos casos representará cambios importantes en las metodologías.
5. La IA representará una oportunidad para mejorar la información y los datos de la empresa en ámbitos como los costes internos o la información comercial y de mercado. En muchas empresas, estos dos ámbitos presentan un amplio margen de mejora o directamente son inexistentes en cuanto a análisis interno y conocimiento por parte de la dirección. La incorporación de estas áreas de conocimiento (u otras) en los procesos de datos, sin aumentar recursos, es un efecto muy positivo de la IA.
6. Rediseñar las funcionalidades de las personas con la incorporación de la IA en los procesos internos existentes y en los nuevos ámbitos de conocimiento requeridos. A partir de ahora, el desempeño de las funciones requerirá grandes dosis de interpretación, supervisión y criterio, cuando antes muchas tareas eran puramente repetitivas. El equipo, con la IA, aporta más valor a la empresa, y eso debe motivar e ilusionar.
7. Con la incorporación de la IA las personas son más importantes que nunca porque es necesario su conocimiento y experiencia para implementar y gestionar con éxito los nuevos requerimientos de las funcionalidades de los procesos. Esto debe comunicarse muy bien, y los equipos deben asumirlo y estar convencidos. Debe ser un motivo de satisfacción personal la posibilidad de ser más creativos y proactivos en el día a día, lo cual se traduce en mayor efectividad y productividad. Con equipos satisfechos en su trabajo, se potencia la fidelización y el sentimiento de pertenencia a la empresa.

Estos son los aspectos que deben analizarse con profundidad para una correcta gestión del cambio e incorporación de la IA en la empresa. Como se ha mencionado, cada uno de ellos se analizará en capítulos y artículos posteriores.

Permítanme finalmente una reflexión:

Se cuenta que, una vez, la planta de Ford Corporation ubicada en River Rouge (Michigan) tenía serios problemas técnicos con un nuevo generador de gran tamaño. Como ninguno de los ingenieros de la factoría encontraba el motivo del fallo, Henry Ford llamó a un famoso ingeniero que había trabajado en GE, llamado Charles P. Steinmetz, para que solucionara el problema. El ingeniero pidió una libreta, un lápiz, una mesa y un camastro. Durante dos días se encerró junto al generador efectuando incontables cálculos. Cuando terminó, pidió una escalera, una cinta métrica y una tiza. Subió, midió con sumo cuidado e hizo una marca con la tiza en el generador. A continuación, indicó a los técnicos que debían quitar una placa y eliminar 16 vueltas de la bobina a partir del punto marcado. Con enorme recelo, los operarios siguieron las instrucciones, y el generador volvió a funcionar.

Pocos días después, Henry Ford recibió una factura del ingeniero por un importe de 10.000 dólares. El empresario devolvió la factura y solicitó el desglose, ya que no entendía cómo podía cobrarse esa suma por solo hacer una marca con tiza. Steinmetz respondió con una nueva factura:

• Marcar con la tiza en el generador: 1 dólar

• Saber dónde hacer la marca: 9.999 dólares

• Total a pagar: 10.000 dólares

Satisfecho con la respuesta, Henry Ford abonó la factura.

La incorporación de la IA en la empresa no es simplemente una implantación técnica con unas instrucciones. El equipo de la empresa, por sí solo, no puede llevar a cabo un cambio eficaz y positivo. Para saber dónde hay que “marcar con tiza” la solución, es necesario contar con personas con experiencia y conocimientos adecuados que planifiquen y determinen cómo, cuándo y de qué forma abordar con éxito todos los aspectos señalados para una buena gestión del cambio.

Los equipos tienen su día a día, que no se puede detener, y un perfil más ejecutivo. Es importante “sentarse con lápiz y papel” y reflexionar a fondo para poner en marcha un “generador” que transforme el funcionamiento de la empresa, trabajando conjuntamente equipo y consultor para lograrlo.